5. Порядок підготовки і видання наказів  відділу освіти

5.1. Начальник  відділу освіти видає одноосібно у межах своїх повноважень, визначених чинним законодавством України, накази, і несе за них відповідальність відповідно до чинного законодавства.

5.2. Текст наказу викладається українською мовою у стислій формі. Виклад окремих пунктів, додатків та текстів вцілому має бути органічно пов'язаний і не допускати можливості подвійного тлумачення змісту.

5.3. Обов'язковою складовою частиною наказу є:

- заголовок (стисло розкриває зміст наказу);

- преамбула (містить посилання на відповідні нормативні акти України, що регулюють предмет правовідносин, зазначених у наказі, мотиви та цілі його видання);

- констатуюча (аналізуюча) частина (у стислій формі);

- резолютивна частина (визначає завдання та терміни виконання). Проект наказу повинен містити пункт щодо осіб, які здійснюють контроль за його виконанням.

5.4. На зворотному боці останньої сторінки проекту наказу друкуються дані про подання та погодження проекту наказу (посада, ініціали, прізвище працівника, який подає та/або погоджує його).

Проект наказу візують: виконавець, особа на яку  покладається  контроль  за  виконанням.  Проект  наказу,  який   передбачає вирішення  фінансово-економічних питань узгоджують з  головним бухгалтером.

5.5. Термін розгляду та погодження проекту наказу не повинен перевищувати трьох днів, у випадках, що вимагають додаткових узгоджень - п'яти днів.

5.6. Зауваження та пропозиції, що виникають під час погодження проекту наказу, викладаються в письмовій формі на окремому аркуші. Виправлення, дописування та інші зміни тексту після погодження не допускаються.

У разі неможливості узгодження позицій щодо спірних питань на рівні структурних підрозділів  відділу освіти, рішення про зняття або врахування зауважень ухвалює  начальник відділу освіти. У цьому випадку візу начальника  відділу освіти на проекті наказу підтверджує остаточну редакцію проекту, що вноситься. В окремих випадках такі накази можуть виноситися для колегіального обговорення та прийняття рішення.

5.7. Рішення про винесення проекту наказу на колегіальне обговорення ухвалює начальник відділу освіти за письмовим обґрунтуванням виконавця наказу.

5.8. Проекти наказів, що подаються на підпис, в остаточній редакції мають містити візи виконавця, із обов'язковим зазначенням дати візування.

5.9. Додатки до наказів підписуються начальником відділу освіти.

5.10. Назва додатку до наказу має відповідати тій, що зазначена в наказі. У правому верхньому кутку додатку до наказу зазначається: «Додаток 1 (або інший номер) до наказу відділу освіти від «____ » №       .

5.11. Відповідальність за якість підготовки проекту наказу, відповідність його до вимог чинного законодавства та літературне редагування несуть  керівники структурних підрозділів  відділу освіти.

5.12. Накази  відділу освіти набирають чинності з моменту їх реєстрації, якщо інше не зазначено в наказі.

6.1. Організація роботи з кадрами в  відділу освіти проводиться методистом, який відповідає за кадрову роботу.

Методист  розробляє річні і перспективні плани роботи з кадрами, в яких зазначаються заходи щодо їх добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації, заохочення і контролю за їх роботою.

6.2.  На кожного працівника, прийнятого на роботу до районного відділу освіти, оформляється особова справа.

6.3. При прийомі на роботу методист знайомить працівника з Положенням про відділ освіти, даним регламентом, з його правами і обов’язками.

6.4. Призначення та звільнення працівників апарату і установ, безпосередньо підпорядкованих відділу освіти проводиться у відповідності з Кодексом Законів про працю України, Законом України "Про державну службу" та наказом відділу освіти, Положенням про відділ освіти.

6.5. Наказом начальника відділу призначаються педагогічні працівники та молоді спеціалісти, які за розподілом комісій на виставлені вакансії направлені на педагогічну роботу в район. Зміна місця роботи можлива при згоді педагогічного працівника та молодого спеціаліста та відповідних закладів освіти. На посади директорів шкіл рекомендуються найбільш досвідчені і кваліфіковані педагоги з відповідною освітою. Заступники директорів шкіл призначаються відділом на подання директора. При наданні відпусток працівникам відділу, керівникам навчальних закладів встановлюється заміна, погоджується час відпустки з начальником віддлу.

6.6. Відділ освіти розглядає і вносить пропозиції щодо нагородження державними нагородами, відзнаками Президента України, присвоєння почесних звань та заохочення працівників апарату та структурних підрозділів, директорів навчальних закладів району.

6.7. Матеріали про нагородження працівників освіти проводити у відповідності положенню про нагороду.

6.8. Відрядження керівників структурних підрозділів та працівників  відділу освіти здійснюється у відповідності з планами роботи, а також згідно з документами райдержадміністрації, районної ради  та обласного управління освіти і науки.

 Відрядження оформляється наказом начальника відділу освіти.

Після повернення з відрядження працівник у триденний термін (не враховуючи вихідних і святкових днів) повинен подати фінансовий звіт до бухгалтерії і звітувати начальнику відділу освіти.

6.9. Чергові відпустки працівникам відділу освіти надаються в установленому порядку згідно з графіком відпусток.

 Графік відпусток затверджується начальником  відділу освіти до 10 січня.

Відпустки працівникам  відділу освіти надаються на підставі заяви, яка за два тижні до початку відпустки подається на ім'я начальника відділу освіти.

Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформлення документів, пов'язаних з відпустками, здійснюється методистом, який відповідає за роботу з кадрових питань.

7.  Організація роботи з документами

7.1. Організація роботи з документами в  відділі освіти здійснюється відповідно до Інструкції з діловодства.

7.2. Діловодство в відділі освіти ведеться згідно з номенклатурою справ, що вводиться в дію з 1 січня щорічно.

7.3. Відповідальність за організацію виконання документів покладається:

- на начальника відділу освіти;

- методиста, який відповідає за роботу з кадрових питань

- на керівників структурних підрозділів  відділу освіти.

7.4. Контроль за дотриманням єдиної системи діловодства в  відділі освіти здійснює секретар відділу освіти.

7.5. Уся службова документація, що надходить до  відділу освіти, приймається й опрацьовується секретарем  відділу освіти, реєструється і у той же день передається на розгляд начальника відділу освіти. Термінові документи реєструються і передаються негайно.

7.6. Після розгляду документів начальником відділу освіти,  секретарем знімається необхідна кількість копій (за кількістю виконавців), які передаються виконавцям під розпис.

7.7. На дорученнях начальника відділу освіти, що містить контрольні терміни та потребують відповіді заявникам секретарем робляться відмітки про взяття їх на контроль. Оригінал доручень з відповідними документами зберігаються у секретаря.

7.8. Секретар начальника щопонеділка на апаратній нараді інформує начальника про стан виконання документів, що на контролі.

7.9. Документи, або окремі пункти, взяті на контроль, вважаються виконаними тільки тоді, коли вирішені всі поставлені в них питання. Результат виконання доповідається начальнику. В іншому випадку документ вважається невиконаним у встановлений термін.

7.10. Копія Законів України, указів і розпоряджень Президента України, постанов і розпоряджень Кабінету Міністрів України та інших нормативно-правових актів, рішень районної ради та районної державної адміністрації, наказів обласного управління освіти і науки зберігаються у секретаря відділу освіти.

7.11. Проекти листів подаються на підпис начальнику відділу освіти у трьох примірниках, перший з яких виконано на бланку із зазначенням на останній сторінці прізвища, ініціалів виконавця та номера його службового телефону. Другий примірник візується виконавцем та зберігається в секретаря.

7.12.Вся вихідна документація (кореспонденція) за підписом начальника відділу освіти реєструється у секретаря. Копії листів формуються в справи згідно з номенклатурою та зберігаються у секретаря до передачі в архів.

7.13.У відділі освіти на контроль беруться всі документи, в яких вказані терміни виконання, або містяться питання, які згідно з дорученням начальника потребують вирішення.

7.14.Вихідна кореспонденція  відділу освіти подається на підпис керівнику відділу освіти через секретаря. В окремих випадках листи, що потребують термінового виконання, подаються на підпис начальнику відділу освіти безпосередньо виконавцем.

7.15. Секретар зобов'язана перевірити правильність оформлення документу і після цього зареєструвати його, як вихідний.

На стор. 3